‹ Обратно

Как разработать систему KPI в компании: пошаговая инструкция

 

Система ключевых показателей эффективности (KPI) — важный инструмент для измерения и управления достижением стратегических целей компании. Правильно разработанная система KPI помогает установить прозрачные и достижимые цели, улучшить мотивацию сотрудников и повысить общую эффективность работы компании. В этой статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию по разработке системы KPI в вашей компании и объясним, как связать эти цели с каждой должностью.

 

Кроме того, мы рассмотрим модифицированную систему сбалансированных показателей (BSC), которая включает в себя не только традиционные финансовые результаты, но и такие важные аспекты, как клиентский фокус, сообщество и окружение, внутренние процессы, удовлетворенность сотрудников, инновации и обучение.

 

Шаг 1: Определите цели компании

Первый шаг к созданию эффективной системы KPI — это четкое определение стратегических целей компании. Цели могут быть разными в зависимости от вашей отрасли и видения, но они должны быть измеримыми и конкретными. Например, цели могут включать увеличение рыночной доли, повышение прибыли, улучшение качества обслуживания клиентов или снижение затрат.

С учетом модифицированной системы сбалансированных показателей (BSC), стратегические цели компании должны охватывать следующие ключевые направления:

Финансовые результаты: увеличение прибыли, снижение затрат, повышение стоимости акций.

Клиентский фокус: повышение удовлетворенности клиентов, увеличение их лояльности, расширение клиентской базы.

Сообщество и окружение: социальная ответственность, устойчивость, вклад в развитие общества и охрану окружающей среды.

Внутренние процессы: оптимизация и автоматизация бизнес-процессов, повышение качества и скорости выполнения задач.

Удовлетворенность сотрудников: повышение уровня вовлеченности, снижение текучести кадров, улучшение условий труда.

Инновации и обучение: развитие корпоративной культуры инноваций, повышение квалификации сотрудников, внедрение новых технологий и методов работы.

 

Шаг 2: Разработайте ключевые показатели для каждой цели

Для каждой стратегической цели компании определите конкретные ключевые показатели эффективности (KPI). В рамках модифицированной системы сбалансированных показателей, KPI должны быть количественными и измеримыми, чтобы вы могли оценить, насколько эффективно достигаются цели.

Какие бывают показатели?

Существует несколько типов показателей, которые используются для измерения различных аспектов работы компании:

Индикаторы результатов (Result Indicators, RI): показывают руководству, как команды работают вместе для достижения заданных результатов. Эти индикаторы дают представление о том, насколько слаженно и эффективно коллективы достигают целей.

Индикаторы ключевых результатов (Key Result Indicators, KRI): предоставляют собственникам бизнеса общую картину того, как функционирует организация. KRI позволяют оценить стратегическое состояние компании и понять, соответствует ли текущее положение ожидаемым целям и задачам.

Показатели результативности (Performance Indicators, PI): дают менеджменту представление о том, какие конкретные результаты приносят команды в процессе своей работы. Эти показатели помогают оценить оперативные достижения и проанализировать эффективность различных подразделений.

Ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI): фокусируются на критически важных факторах успеха и показывают руководству, как организация управляет этими аспектами. Отслеживание KPI позволяет существенно повысить эффективность работы, концентрируясь на ключевых направлениях и задачах.

Примеры KPI:

Финансовые результаты: выручка, операционная прибыль, возврат на инвестиции (ROI).

Клиентский фокус: уровень удовлетворенности клиентов (NPS), количество жалоб, среднее время ответа на запросы.

Сообщество и окружение: процент сокращения выбросов CO2, объемы переработанных отходов, участие в социальных проектах.

Внутренние процессы: время выполнения заказа, количество ошибок в процессах, эффективность цепочек поставок.

Удовлетворенность сотрудников: результаты опросов о вовлеченности, текучесть кадров, среднее время адаптации новых сотрудников.

Инновации и обучение: количество внедренных инновационных проектов, количество сотрудников, прошедших обучение, доля расходов на обучение и развитие.

 

Шаг 3: Свяжите цели компании с каждой должностью

Чтобы система KPI была эффективной, необходимо связать каждую стратегическую цель компании с конкретными должностями и уровнями ответственности. Определите, каким образом каждая должность может повлиять на достижение тех или иных целей и как ее вклад будет измеряться.

Как связать цели с должностями:

Определите вклад каждой функции. Каждое подразделение и должность должны быть напрямую связаны с достижением одной или нескольких стратегических целей компании, включая аспекты, предусмотренные модифицированной системой сбалансированных показателей. Например, отдел продаж отвечает за увеличение выручки (финансовый результат), отдел клиентской поддержки — за улучшение уровня удовлетворенности клиентов (клиентский фокус), а отдел кадров — за повышение вовлеченности и удержание сотрудников (удовлетворенность сотрудников).

Разработайте специфические KPI для каждой должности. KPI должны отражать вклад каждой должности в достижение общих целей компании. Например, для менеджера по продажам это может быть количество заключенных сделок (финансовый результат), для специалиста поддержки клиентов — время ответа на запрос (клиентский фокус), а для HR-менеджера — текучесть кадров (удовлетворенность сотрудников).

Установите индивидуальные цели. Разработайте индивидуальные KPI для каждого сотрудника на основе их обязанностей и вклада в достижение общей цели компании. Например, если целью компании является увеличение удовлетворенности клиентов, KPI для менеджера по продажам могут включать достижение NPS не ниже 85% и поддержание среднего времени ответа на запросы не более 2 часов.

 

Шаг 4: Установите SMART-критерии для KPI

Каждый KPI должен соответствовать принципам SMART: Specific (конкретный), Measurable (измеримый), Achievable (достижимый), Relevant (релевантный) и Time-bound (ограниченный во времени). Это позволит сделать показатели более точными и реалистичными.

 

Шаг 5: Определите ответственных лиц и распределите роли

Назначьте ответственных за каждый KPI и распределите роли в команде. Убедитесь, что каждый сотрудник понимает, как их работа влияет на общие цели компании, и какие KPI они должны достигать. Это повысит их мотивацию и позволит создать культуру ответственности за результаты.

 

Шаг 6: Определите методы измерения и отслеживания KPI

Выберите методы и инструменты для измерения и мониторинга KPI. Это могут быть отчеты, системы управления проектами, CRM-системы, специализированные программные продукты для отслеживания KPI. Регулярно собирайте данные, чтобы оперативно реагировать на отклонения от плана и вносить необходимые коррективы.

 

Шаг 7: Установите периодичность и формат отчетности

Определите, как часто будут анализироваться и обсуждаться результаты KPI, а также в каком формате будет представлена отчетность. Это могут быть еженедельные, ежемесячные или ежеквартальные отчеты. Также важно определить, какие именно данные будут включены в отчет, чтобы избежать избыточной информации и сосредоточиться на ключевых показателях.

 

Шаг 8: Проанализируйте результаты и внесите коррективы

Регулярно анализируйте достижения по каждому KPI и определяйте, насколько они способствуют достижению стратегических целей компании. Если результаты не соответствуют ожиданиям, определите причины отклонений и внесите необходимые изменения в стратегию или в сами KPI.

 

Шаг 9: Мотивируйте сотрудников и признавайте достижения

Разработка системы KPI не будет успешной без соответствующей мотивации сотрудников. Включите систему бонусов и поощрений за достижение и перевыполнение KPI, чтобы повысить заинтересованность команды в достижении целей. Признавайте успехи, давайте обратную связь и создавайте атмосферу признания усилий.

 

Шаг 10: Постоянно совершенствуйте систему KPI

Мир бизнеса постоянно меняется, поэтому важно периодически пересматривать и обновлять систему KPI в зависимости от изменения стратегии, рынка или внутренних потребностей компании. Собирайте отзывы от сотрудников и руководителей, чтобы улучшать и адаптировать систему под актуальные задачи.

 

Заключение

Эффективная система KPI, основанная на модифицированной системе сбалансированных показателей, позволяет учесть не только финансовые результаты, но и важные аспекты, такие как удовлетворенность клиентов, вклад в общество, эффективность внутренних процессов, мотивация сотрудников, инновации и обучение. Это создаст всесторонний подход к управлению компанией, обеспечит устойчивый рост и успех на рынке, а также позволит каждому сотруднику понимать свой вклад в достижение общих целей.